הנה 7 שאלות שכל מנהלת HR חייבת לשאול לפני יום גיבוש — כדי שכולם יתחברו, בלי יוצא מן הכלל.
צ'קליסט "התאמת גיבוש לצוות מגוון":
- מה המטרה העיקרית של יום הגיבוש?
(גיבוש, שיתוף פעולה, תחרות, שחרור, חיבור בין צוותים וכו’) - האם ביררתי מה הצורך האמיתי של המשתתפים?
(רמת קושי, אופי, דינמיקה, ציפיות) - האם הפעילות מאפשרת לכל אחד לבוא לידי ביטוי — בלי קשר לתפקיד או רקע?
- האם יש גיוון בפעילות כך שכל משתתף יוכל למצוא את מקומו?
(לא רק משחקים — גם אלמנטים של שיחה, יצירה, אתגר, חוויה) - האם החלטתי מראש איזה אופי אני רוצה ליום הגיבוש?
(תחרותי, מגבש, שובר שגרה, או שילוב — ומה הכי נכון לאופי הצוות שלי) - איך אני מתמודדת עם ביישנים/ציניים?
(יחס אישי, התאמה, שבירת קרח, דוגמה אישית של המובילים) - מה ייחשב "סיפור הצלחה" בסוף היום?
(flow, פידבקים, תחושת חיבור, משפטים כמו "מה, כבר נגמר?")
למה חשוב לענות על השאלות האלה לפני שבוחרים פעילות ליום גיבוש?
אחת הטעויות הנפוצות ביותר בתכנון יום גיבוש היא להתחיל מהפעילות עצמה.
מחפשים בגוגל רעיונות, מקבלים המלצה מחברה, רואים פעילות שנראית כיפית ברשתות החברתיות, ומיד רצים לבדוק מחירים וזמינות.
אבל בפועל, הפעילות היא רק הכלי. מה שבאמת קובע אם יום הגיבוש יצליח או לא, הוא ההתאמה שלה לצוות.
פעילות מצוינת שמתאימה לצוות אחד יכולה להרגיש מאולצת, משעממת או אפילו מתסכלת לצוות אחר.
לכן, לפני שבוחרים ספק, מקום או קונספט, כדאי לעצור לרגע ולענות על כמה שאלות בסיסיות שיעזרו להבין מה באמת הצוות צריך, בדיוק כמו בצ'קליסט "התאמת גיבוש לצוות מגוון".
להבין את המטרה לפני שמחפשים פתרון
כשלא מגדירים מטרה ברורה, קל מאוד לבחור פעילות שנראית טוב על הנייר אבל לא משרתת את מה שהארגון באמת צריך.
יש הבדל גדול בין צוות שזקוק לחיבור מחדש אחרי תקופה עמוסה, לבין צוות שצריך לשפר שיתוף פעולה, להכיר עובדים חדשים או פשוט לשחרר לחץ.
ברגע שמגדירים מטרה, הרבה יותר קל לסנן רעיונות ולבחור פעילות שתשרת אותה.
הצוות הוא המרכז, לא הפעילות
לא פעם מנהלות משאבי אנוש משקיעות זמן רב בבחירת פעילות מושקעת, אבל מגלות שחלק מהמשתתפים לא התחברו אליה.
הסיבה בדרך כלל אינה הפעילות עצמה, אלא חוסר התאמה לאנשים.
כאשר מבינים מראש מי המשתתפים, מה מאפיין אותם, מה רמת הפתיחות שלהם, מה הם אוהבים ומה פחות, אפשר לבחור חוויה שתגרום ליותר אנשים להרגיש בנוח להשתתף.
יצירת חוויה שבה כולם מרגישים חלק
בכל צוות יש אנשים מוחצנים, אנשים שקטים יותר, עובדים חדשים, ותיקים, מנהלים ועובדים.
יום גיבוש מוצלח הוא יום שבו כולם מצליחים למצוא את המקום שלהם.
כאשר מתכננים פעילות שמתאימה רק לסוג מסוים של משתתפים, חלק מהאנשים נשארים בצד.
לעומת זאת, פעילות מגוונת שמאפשרת חשיבה, יצירתיות, שיחה, תנועה ואתגר ברמות שונות, מגדילה משמעותית את המעורבות של כלל המשתתפים.
למנוע מצבים של חוסר נוחות
אחד החששות הגדולים של מארגני ימי גיבוש הוא ההתמודדות עם עובדים ביישנים, ציניים או כאלה שמראש מגיעים עם התנגדות.
כאשר חושבים על הנושא הזה מראש, אפשר לבחור פעילויות שכוללות כניסה הדרגתית, שבירת קרח טבעית ומשימות שמעודדות השתתפות בלי להעמיד אף אחד במרכז באופן מביך.
כך נוצרת חוויה נעימה יותר עבור כולם.
להגדיר הצלחה עוד לפני שהיום מתחיל
בסופו של דבר, השאלה החשובה ביותר היא איך תדעו שהיום הצליח.
אם אין הגדרה ברורה להצלחה, קשה מאוד לבחור את הפעילות הנכונה.
האם ההצלחה היא שאנשים צחקו יחד?
שהיו שיחות חדשות בין מחלקות?
שהעובדים יצאו עם אנרגיות מחודשות?
שהתקבלו פידבקים חיוביים?
או אולי שהמשפט שנשמע בסוף היום היה: "מה, כבר נגמר?"
כשמגדירים מראש את התוצאה הרצויה, הרבה יותר קל לבנות יום גיבוש שמוביל אליה.
השורה התחתונה
לפני שמתחילים לחפש רעיונות, ספקים או אטרקציות, כדאי להשקיע כמה דקות במענה על השאלות האלה.
הן עוזרות להבין מה באמת חשוב לצוות, מה המטרות של היום ואיך ליצור חוויה שתתאים לכמה שיותר אנשים.
בסופו של דבר, יום גיבוש מוצלח לא נמדד בכמה הפעילות הייתה מיוחדת או יקרה, אלא בתחושה שאנשים לוקחים איתם הביתה. בתחושת החיבור, בשיחות שנוצרו, ובזיכרון המשותף שנשאר הרבה אחרי שהיום הסתיים.